Памятка собственника

Встреча с Лерой

Обратная связь по модели BOFF + роль бизнес-ассистента + контрольная функция по отделам. Цель — выйти с ясными договорённостями, не с обидой.

Формат: тет-а-тет
Длина: 40–60 мин
Тон: прямо, без агрессии
Результат: зафиксированные договорённости

Часть 1 Обратная связь — модель BOFF
B
Что и зачем BOFF
Behaviour → Outcome → Feeling → Future. Говоришь конкретно о поведении, а не о человеке — это снижает защитную реакцию и переводит разговор в решение.
💡
Как начать: «Лера, я хочу поговорить с тобой напрямую про несколько конкретных ситуаций — не чтобы наехать, а чтобы мы выровняли понимание и договорились, как работаем дальше.»
B
Behaviour — Поведение
Описываешь факт, не интерпретацию

«В нескольких ситуациях задачи останавливались на тебе: ты не передавала их исполнителям и не сообщала мне, что они зависли. Я узнавал об этом через несколько недель — когда уже был сдвинутый срок или сорванная договорённость.»

O
Outcome — Последствие
Что конкретно случилось из-за этого

«Из-за этого мы потеряли блогера под отправки, переезд склада завис на несколько недель дольше необходимого, и люди в других отделах не понимали, кто им принимает решения — шли к тебе, ждали, теряли время.»

F
Feeling — Ощущение
Твои чувства — назови то, что резонирует

Выбери то, что честно — и скажи это вслух:

  • Фрустрация — я узнаю о проблеме постфактум, когда уже ничего не исправить
  • Непонимание — не могу понять, почему информация останавливается, а не идёт дальше
  • Тревога — если я не вижу что происходит, мне сложно управлять компанией
  • Злость — когда срывается договорённость с внешним человеком из-за внутреннего зависа
  • Недоверие — начинаю сомневаться: а что ещё зависло, о чём я не знаю?
F
Future — Будущее
К чему ведёт, если не изменить

«Если так продолжится — доверие будет постепенно снижаться. Не потому что ты плохой человек, а потому что я не могу рассчитывать на тебя как на опору и правую руку, когда информация не доходит. Мне будет страшнее делегировать, я буду контролировать больше сам — а это не то, как я хочу работать и не то, на что у меня есть время. Хочу, чтобы ты была человеком, которому я доверяю держать картину. Давай договоримся, как это выстроить.»


Часть 2 Роль Леры — прояснить и зафиксировать
2
Роль: прослойка, не затычка
Нужно чётко разграничить: что делает Лера сама, что передаёт тебе, что отдаёт исполнителям. Сейчас это смешалось — и для неё, и для команды.
💬
Вопрос-открывашка: «Лера, как ты сама понимаешь свою роль прямо сейчас? Что из того, что ты делаешь, ты бы хотела делегировать, а что оставить за собой?»
Не Лерина работа

Исполнитель задач отделов

Физически делать операционку склада, закупок, маркетинга
Быть руководителем отделов, у которых нет руководителя
Держать задачи «до выяснения» без срока
Решать конфликты между отделами вместо тебя
Лерина работа

Трекинг, передача, эскалация

Собирает сигналы о проблемах от отделов
Передаёт тебе аномалии и зависшие задачи
Контролирует сроки по ключевым задачам
Закрывает самостоятельно только то, что знает как решить
Ведёт HR-функцию по договорённости
HR-роль

Руководство HR-функцией

Отвечает за HR-процессы как руководитель направления
Самостоятельно принимает решения в рамках своих полномочий
Поднимает к тебе только нестандартные ситуации или решения выше своего уровня
По любым HR-вопросам — обращаться к Маше HR BP или поднимать до Кости
Если Лера хочет вести HR — нужно учиться
Быть HR-руководителем — это не просто координировать найм. Нужно знать методологию: как оценивать кандидатов, как трекать работу HR-специалиста (Наташи или любого другого), как читать воронку, ставить задачи, давать обратную связь по качеству. Маша HR BP — ресурс для обучения и консультаций. Пока Лера не разбирается в методологии — все нестандартные HR-вопросы идут через Машу или к тебе, не решаются интуитивно.
Ключевая формулировка для Леры
«Ты не должна решить задачу за всех. Ты должна убедиться, что задача движется, и если она встала — я об этом знаю не через две недели, а на следующий день. Всё остальное — моя работа или работа исполнителя.»

Часть 3 Контрольная функция по отделам
3
Что контролирует Лера и как сообщает тебе
Договорись о конкретных триггерах — что является сигналом для эскалации. Без этого снова будет субъективно: «ну я думала, это нормально».
Что передаётся тебе обязательно
  • Задача не выполнена в срок без объяснения причин
  • Метрика ушла за норму (выработка склада, отправки, найм)
  • Конфликт или дискоммуникация между сотрудниками, которую не решили сами
  • Любое решение, требующее бюджета или изменения процесса
  • Человек в отделе молчит и не берёт трубку / не даёт ответ более 2 дней
Что Лера закрывает сама
  • Регламентные задачи, где алгоритм уже известен
  • Организационные вопросы (расписание, документы, согласования без бюджета)
  • HR-операционка в рамках своей зоны ответственности
  • Коммуникация с отделами по текущим задачам
Формат передачи — просто и конкретно
Не нужно писать эссе. Достаточно короткого сообщения: «Кость, зависла задача [название]. Исполнитель — [имя]. Срок был [дата]. Причина: не знаю / [причина]. Жду твоего решения / Предлагаю [вариант].»

Договоритесь, куда пишет — в личку, в общий чат или отдельный канал. Главное — зафиксировать канал.

Часть 4 SLA — не более суток
4
Договорённость по времени передачи
Это ключевое — без конкретного SLA снова будет «я думала, успею».
24ч

Максимальное время от обнаружения проблемы до передачи тебе

Лера увидела аномалию, зависшую задачу или нарушение срока — у неё есть не больше суток, чтобы сообщить тебе. Не «разобраться самой», не «подождать ещё немного» — передать.

⚠️
Как проговорить: «Лера, мне не нужно, чтобы ты решила проблему за сутки. Мне нужно, чтобы за сутки я о ней знал. Дальше мы решаем вместе или я беру на себя. Но если я не знаю — я не могу помочь.»
Зафиксировать устно на встрече: «Договорились: любая аномалия, любой зависший срок — ты пишешь мне в течение суток. Даже если ещё не знаешь причину. Просто флаг: "Кость, вот это не двигается."»

Итог Закрытие встречи — договорённости и следующий шаг
5
Что должно остаться у Леры после встречи
Конкретные, измеримые договорённости — не ощущения. Проговори каждый пункт вслух и получи «да» или вопрос.
1
Договорённость
Ясность по роли
Лера понимает: она — трекер и передатчик, не исполнитель за всех. Её главная ценность — чтобы ты видел картину в реальном времени. В HR — полноправный руководитель направления.
2
Договорённость
SLA передачи — 24 часа
Любая аномалия или зависшая задача — сообщение тебе в течение суток. Формат: коротко, факт, что нужно от тебя.
3
Договорённость
Канал эскалации
Определить прямо на встрече: куда пишет. Личка, отдельный чат — неважно, главное — зафиксировать один канал и им пользоваться.
4
Договорённость
Следующий чекин через 2 недели
Поставить дату в календарь прямо сейчас. Цель чекина: посмотреть, как работает новая схема, что зависло, что поменять.
Финальная фраза встречи
«Лера, я говорю тебе это не потому что недоволен тобой как человеком. Ты часть команды, и я хочу, чтобы тебе было легче работать, а не тяжелее. Вот для этого нам и нужны чёткие договорённости — чтобы ты не тащила то, что не твоё, а я видел то, что должен видеть.»